تدريب صفي(F2F) – ليبيا
اللغــة العـربيـة
شهادة صادرة من مجموعة الجهود المشتركة
السكرتاريا وإدارة المكاتب
5 محاور
09/02/2025م
إدارة الوثائق والحفظ الرقمي
إن الأرشفة تُعنى بتسجيل المعلومات التي لها قيمة لمنشأة ما بحيث تتمكن من إدارتها والاحتفاظ بها لأطول فترة ممكنه أو حتى للأبد. وهذا يعني أن الأرشفة الإلكترونية تتمثل في تحويل المستندات والوثائق عند إنتهاء دورتها المستندية الي سجلات قانونية لا يمكن المساس أو التغيير في محتواها الأصلي بغرض حمايتها وتسهيل الوصول اليها عند الحاجة, فلا يكفي أن يتم مسح مستند حتى نقول عنه أنه مؤرشفة إلكترونيا، وفي الواقع فإن عملية الأرشفة وفقاً لهذا المفهوم عملية نمارسها جميعا في حياتنا اليومية فأنت عندما تكتب خطاباً لأحد ما فأنت تتعامل هنا مع مستند يمكن التعديل فيه والتغيير لكن بمجرد أن ترسل هذا الخطاب الى صاحبه فقد تحول الى سجل لا يمكن التعديل فيه لأنه أرسل بالفعل وهنا نحن نتحدث عن سجل مؤرشف قصرت فترة الإحتفاظ به أو زادت وإن إختلف وسيلة الحفظ وطريقته.
ملخص البرنامج التدريبي
صُمم برنامج ادارة الوثائق لتمكين المشاركين من التعامل مع الملفات وإدارة الوثائق، وذلك عبر تزويدهم بالمفاهيم والأسس المبتكرة في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة، وتعريفهم على اهم الطرق والأدوات والأساليب في التعامل مع الأرشيف الورقي وعملية التصنيف والحفظ والمداولة والإجراءات التي تتم عليه، وتعزيز ثقافة السرية والخصوصية في تداول الملفات وضمان ضبط حركتها المستمرة وصولاً لعمليات الاتلاف والترميم.
في وقت ايضاً سيتم رفع قدرات المشاركين في تحويل الوثائق الورقية والمحوسبة قديما الى أرشيف رقمي والتقنيات المستخدمة في الارشفة والتوثيق الرقمي وإدارة الوثائق الكترونيا، وتدريبهم على عملية التصنيف والحفظ والمداولة والسرية في الجوانب الرقمية وكيفي الانتقال من الأرشيف الورقي الى الأرشيف الرقمي، كما سيتم تعزيزهم بمهارات متقدمة في مجالات نظم الفهرسة والأرشفة وإدارة المستنـدات فـي عصـر الإنتـرنـت والتطبيقـات الإلكتـرونيـة المختلفة
إضافة الى مساعدتهم في كيفية عمل نسخة احتياطية من الملفات وحماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني، ونتميز في هذا البرنامج بانه سيتم من خلال خبير متخصص في المجال ومن أصحاب الخبرات وممن بجعبته تجارب عملية في الارشفة الورقية والرقمية والنظم الحديثة لإدارة الوثائق، وأتمتة العمل المكتبي.
كما سيتـم فـي هـذ النوع من التـدريـب إستخـدام مزيجاً من تقنيات التدريب التفاعلية مثل دراسات الحالة وتمارين التقييم الذاتي وعرض بعض مقاطع فيديو والمناقشات والأسئلة الشفوية والكتابية الناتجة عن المناقشات، واسقاط حالات عملية وسيناريوهات من واقع عملهم وتعزيز بتجارب مشابها ويمكن اثناء التدريب من ادخال التطبيقات العملية لعمليات الأرشفة باستخدام الحاسب والتقنيات الإلكترونية، لضمان قدراتهم في التحـول فـي العمـل الـورقـي الـى العمـل الإلكتروني EDMS لتحقيـق مفهـوم إدارة بـلا اوراق PLO.
بطاقة معلومات النشاط
(5) أيام، (20) ساعة
ملــخـص النــشاط
يهدف البرنامج التدريبي الى مساعدة المشاركين على الالمام بالمفاهيم الضرورية التي تساعدهم على ادارة الوثائق والحفظ الرقمي ، وذلك من خلال التركيز على ما يلي:
− اكتساب المهارات الحديثة والعصرية في مجال الإدارة المكتبية والتمكين من التعامل مع الملفات والوثائق والمستندات الورقية وعملية التصنيف والحفظ والفهرسة والمداولة والسرية.
− المفاهيم والمصطلحات المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق الكترونياً ومدى أهميتها، وأهمية تنفيذ عمليات الأرشفة وإدارة الوثائق في عصر الإنترنت والتطبيقات الإلكترونية المختلفة.
− إدارة وتنظيم الوثائق، وتحويلها من العمل الورقي الى العمل الإلكتروني (نظام إدارة الوثائق الإلكتروني) من أجل تعزيز مفهوم الإدارة بدون أوراق.
− المـراحـل التي تمر بها عملية الانتقال من الأرشيف الورقي الى الارشيف الإلكتروني وصولاً للرقمية، ومكـونـات نظـام الأرشفـة وإدارة المستنـدات والتقنيات المستخدمة في ذلك.
− إدارة وتنظيـم الوثائـق والملفـات في المؤسـسـة وتقليـص الاسـتخـدام الورقـي وانعكـاسـه علـى بيـئة العمـل، وعمليـات التحـول فـي العمـل الـورقـي الـى العمـل الإلكتروني EDMS لتحقيـق مفهـوم إدارة بـلا أوراق PLO.
− تعلم عملية دورة حياة الوثائق، وإدراك المفاهيم الأساسية لأنظمة إدارة الوثائق، وإدارة حركة الوثائق والتحكم بها بين الأقسام، وأتمتة وظائف الدعم المكتبي التي تتعلق بالوثائق.
− تحديد التغيرات في النسخ المختلفة ومراجعاتها المختلفة منذ تاريخ انشاء الوثيقة، وإدراك مفاهيم المسح الضوئي وتصنيف وأرشفة الوثائق.
− الاطلاع على الطرق والأساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونياً، والمواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق والملفات والمخطوطات.
− أسلوب العصف الذهني.
− إسلوب تمارين وأنشطة الفريق.
− أسلوب دراسات الحالة من الواقع.
− أسلوب تطوير مادة تدريبية تفاعلية.
− التطبيقات العملية بإستخدام الحاسوب.
− أسلوب اكتساب خبرات من تجارب المشاركين.
− العاملين في نظم ادارة الجودة ومراقبة الوثائق.
− رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين.
− العاملين في ادارة السكرتاريا التنفيذية ومديرو المكاتب.
− العاملين في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي.
− العاملين في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
− جدارة مراقبة وضبط الوثائق.
− جدارة حفظ الوثائق والمستندات.
− جدارة طرق ارشفة الوثائق واتلافها.
− جدارة تطبيق إدارة الوثائق الكترونيا.
− جدارة تقييم وتصنيف وارشفة الوثائق.
− جدارة متابعة مشاريع الوثائق والموردين.
− جدارة تخطيط وإدارة الوثائق والمستندات الورقية.
− جدارة التصنيف والحفظ والتداول والسرية للوثائق.
− جدارة التحكم بالوثائق وادارتها وارشفتها وتوثيقها وتطويرها.
− جدارة أنظمة وتقنيات إدارة الوثائق والتحكم بها لكل الأقسام.
− جدارة التعامل مع المخاطر القانونية والتشغيلية والمادية للأرشيف.
− جدارة التركيز على الحاجة الى وضع سياسة وإجراءات ومواصفة للوثائق.
المحـور الأول: الارشفـة وتنظيم الملفات والمحفوظات والوثائق
المحور الثاني: نُظــــم الارشفـة وإدارة الملفات والـوثائـــق الكترونيــــاً (EDMS)
المحور الثالث: التصنيف والترميز والفهرسة
المحور الرابع: التحول من الأرشيف الورقي الى الرقمي (إطار العمل)
المحور الخامس: أمن الوثائق والتحكم بها
إن الأرشفة تُعنى بتسجيل المعلومات التي لها قيمة لمنشأة ما بحيث تتمكن من إدارتها والاحتفاظ بها لأطول فترة ممكنه أو حتى للأبد. وهذا يعني أن الأرشفة الإلكترونية تتمثل في تحويل المستندات والوثائق عند إنتهاء دورتها المستندية الي سجلات قانونية لا يمكن المساس أو التغيير في محتواها الأصلي بغرض حمايتها وتسهيل الوصول اليها عند الحاجة, فلا يكفي أن يتم مسح مستند حتى نقول عنه أنه مؤرشفة إلكترونيا، وفي الواقع فإن عملية الأرشفة وفقاً لهذا المفهوم عملية نمارسها جميعا في حياتنا اليومية فأنت عندما تكتب خطاباً لأحد ما فأنت تتعامل هنا مع مستند يمكن التعديل فيه والتغيير لكن بمجرد أن ترسل هذا الخطاب الى صاحبه فقد تحول الى سجل لا يمكن التعديل فيه لأنه أرسل بالفعل وهنا نحن نتحدث عن سجل مؤرشف قصرت فترة الإحتفاظ به أو زادت وإن إختلف وسيلة الحفظ وطريقته.
ملخص البرنامج التدريبي
صُمم برنامج ادارة الوثائق لتمكين المشاركين من التعامل مع الملفات وإدارة الوثائق، وذلك عبر تزويدهم بالمفاهيم والأسس المبتكرة في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة، وتعريفهم على اهم الطرق والأدوات والأساليب في التعامل مع الأرشيف الورقي وعملية التصنيف والحفظ والمداولة والإجراءات التي تتم عليه، وتعزيز ثقافة السرية والخصوصية في تداول الملفات وضمان ضبط حركتها المستمرة وصولاً لعمليات الاتلاف والترميم.
في وقت ايضاً سيتم رفع قدرات المشاركين في تحويل الوثائق الورقية والمحوسبة قديما الى أرشيف رقمي والتقنيات المستخدمة في الارشفة والتوثيق الرقمي وإدارة الوثائق الكترونيا، وتدريبهم على عملية التصنيف والحفظ والمداولة والسرية في الجوانب الرقمية وكيفي الانتقال من الأرشيف الورقي الى الأرشيف الرقمي، كما سيتم تعزيزهم بمهارات متقدمة في مجالات نظم الفهرسة والأرشفة وإدارة المستنـدات فـي عصـر الإنتـرنـت والتطبيقـات الإلكتـرونيـة المختلفة
إضافة الى مساعدتهم في كيفية عمل نسخة احتياطية من الملفات وحماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني، ونتميز في هذا البرنامج بانه سيتم من خلال خبير متخصص في المجال ومن أصحاب الخبرات وممن بجعبته تجارب عملية في الارشفة الورقية والرقمية والنظم الحديثة لإدارة الوثائق، وأتمتة العمل المكتبي.
كما سيتـم فـي هـذ النوع من التـدريـب إستخـدام مزيجاً من تقنيات التدريب التفاعلية مثل دراسات الحالة وتمارين التقييم الذاتي وعرض بعض مقاطع فيديو والمناقشات والأسئلة الشفوية والكتابية الناتجة عن المناقشات، واسقاط حالات عملية وسيناريوهات من واقع عملهم وتعزيز بتجارب مشابها ويمكن اثناء التدريب من ادخال التطبيقات العملية لعمليات الأرشفة باستخدام الحاسب والتقنيات الإلكترونية، لضمان قدراتهم في التحـول فـي العمـل الـورقـي الـى العمـل الإلكتروني EDMS لتحقيـق مفهـوم إدارة بـلا اوراق PLO.
