المهارات المتقدمة في السكرتاريا التنفيذية وادارة المكاتب

على الرغم من أن أتمته العمل المكتبي أثرت تأثيراً كبيراً في مجال السكرتارية إلا أن هذا التأثير كان نوعيًّا أكثر منه كميًّا، فحلول الأنظمة المؤتمتة محل العمل اليدوي في المكاتب أسفر عن دور جديد للسكرتارية يتطلب مجموعة من القدرات المختلفة تماماً عن تلك التي كانت مطلوبة في بيئات العمل المكتبي التقليدية المتمحـورة فـي (التخطيط، التنظيم، والتعامل الفاعل مع الآخرين، الـخ)، قدرات تجعل كل من يقوم بمهام الإدارة المكتبية قادراً على إتمام المهما المُناطة بهم على أكمل وجه وبمستويات إحترافية، المساعدون الإداريون هم جزء مهم من العمل ولا يقدرون بثمن، حيث يقومون بالإشراف وتنسيق العمليات اليومية للأعمال، بفضل تطور تكنولوجيا الاتصالات، لذا اليوم تغيرت طبيعة عملهم وباتت تتطلب التنوع في المهارات وان يقومون بتحسين ما لديهم من مهارات ومعارف وتوجيه الاتجاه، لمجاراة هذا التطور في بيئة العمل والتكنولوجيا التي تتطلع لتوفير الوقت والجهد والتكلفة في ظل أعلى درجات الاتقان، إضافة الى ان التغيرات المتسارعة في التكنولوجيا ساعدت القائمين على الإدارة المكتبية من لعب دورهم بالكامل والمحافظة على جعل رؤسائهم منغمسين فقط في مهام الاستراتيجية.

يتنـاول هذا البرنامج التدريبـي مناقشة المفاهيم المتعلق بالسكرتارية وإدارة المكاتب الحديثة وآليات التحول للعمل بها وتدريبهم على المهارات السلوكية والادارية خاصة ذات الصلة بالتكنولوجيا لإنجاز الأمور بشكل فعال وناجح، وبعد الانتهاء من التدريب سيتمكن المشاركين من تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للسكرتارية وإدارة المكاتب في مواجهة التحديات الحديثة واستخدام التكنولوجيا للقيام بمعظم الأعمال ولإبقاء التواصل مع المكتب والمدير وتنظيم سير العمل بشكل فعال من خلال حفظ الملفات والتوثيق والتصنيف والفهرسة والاسترجاع وتعزيز مهارة إدارة الوقت والاولويات والإجتماعات ودور الرقمية بهـا، إضافة الى تمكينهم من وضع مقاييس الجودة للحصول على بيئة عمل تحفيزية ومنتجة، وسيتم الإستعانة أثناء العملية التدريبية بالعديد من الأساليب التدريبية المختلفة والمتمثلة بالعصـف الـذهني، الحـوار والنقـاش، بنــاء السينـاريوهـات ومجموعات العمل، بالإضافة إلى تطبيقـات وحـالات عمليـة مـن واقـع عمـل المشاركين لإيصال المعلومة وتحقيق أهداف التدريب كما سيتم العمل على تقديم النُصـح والإرشـاد للمشاركيـن بكيفية تفعيل عملية التطبيق وعكس ما تم التدريب عليه في بيئـة العمل.